Spenden-
bescheinigung goes digital – so geht’s!

Warum digitale Spendenbescheinigungen ein Must-have für Organisationen sind

In einer zunehmend digitalisierten Welt eröffnen sich auch in der Nonprofit-Branche immer wieder neue Möglichkeiten, um die Donor Experience noch einzigartiger zu gestalten. Inzwischen hat die Digitalisierung auch den Bereich der Finanzverwaltung erreicht. Seit einiger Zeit können Spendenbescheinigungen vollständig digital ausgestellt und elektronisch übermittelt werden. Wir sehen digitale Spendenbescheinigungen als ein Must-have, mit dem sich gemeinnützige Organisationen (noch) als Vorreiter positionieren und die Bedürfnisse ihrer Spender*innen befriedigen können. Diese kostengünstige Lösung verspricht mehr Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit in der Donor Experience. Klingt gut? Wir erklären, wie’s geht!

Entlastung für Spender*in und Organisation

Immer mehr Personen arbeiten digital, wodurch sich deren Bedürfnisse, aber auch die Erwartungen ändern. Für Nonprofits gilt es, sich laufend über neue digitale Lösungen Gedanken zu machen und frühzeitig die eigene Strategie zu überdenken. Während gemeinnützige Organisationen aktuell noch sehr am Versand via Brief hängen, werden diese von Spender*innen häufig als störender Faktor wahrgenommen: Sie müssen geöffnet, eingescannt und digital abgelegt werden. Es kommt auch immer wieder vor, dass Spender*innen ihre Bescheinigungen verlieren und diese neu beantragen müssen. Für Nonprofits bedeutet das einen Zusatzaufwand in Bezug auf Zeit, Kosten und Verwaltung. Der digitale Versand der Spendenbescheinigungen ist somit eine Entlastung sowohl für Spender*innen als auch für Organisationen – und natürlich für die Umwelt! Aber Achtung: Bei der Implementierung ist ein individueller Ansatz entscheidend. Die digitale Spendenbescheinigung ist als eine zusätzliche Möglichkeit zu betrachten und sollte den postalischen Versand nicht komplett ersetzen. Die digitale Version lohnt sich vor allem für jüngere oder überwiegend digital arbeitende Personengruppen. Für andere Zielgruppen kann auch die Ergänzung des Briefversands eine gute Option sein. Es lohnt sich, das zu testen!

Unser cleverer Hack on top: Den Spendenservice als gesamtheitliche Journey betrachten! Etwa so, dass die digitale Spendenbescheinigung einen Aufruf zur Spende oder ein Upgrading zur Dauerspende beinhaltet. Hierbei bietet es sich an, das Engagement zu tracken. Beim Ausbleiben des Downloads oder der Spende sollte stets offline nachgefasst werden.

Ein Service für Spender*innen

Digitale Spendenbescheinigungen sind ein Service für Spender*innen. Darum muss bei der Implementierung ein besonderes Augenmerk auf die User Experience gelegt werden, denn diese sollte sowohl auf dem Desktop als auch auf mobilen Geräten nachvollziehbar und intuitiv sein. Das heißt, E-Mails und Landingpages sollten aufeinander abgestimmt sein und ergänzend zueinander funktionieren. Spender*innen können auf ihre digitalen Spendenbescheinigungen über einen Download-Link zugreifen oder erhalten diese per E-Mail als PDF-Anhang. Im letzteren Fall ist zu berücksichtigen, dass solche E-Mails oft als Spam klassifiziert werden. In Bezug auf die Daten muss einerseits gewährleistet sein, dass die Spendenbescheinigung nur von der spendenden Person einsehbar ist, andererseits müssen die darin enthaltenen Daten zu 100 Prozent korrekt sein. Hinzu kommt, dass digitale Spendenbescheinigungen gewisse Anforderungen erfüllen müssen.

Diese Anforderungen muss eine digitale Spendenbescheinigung erfüllen

Spendenbescheinigungen müssen auch in digitaler Form bestimmte Anforderungen erfüllen. Dabei gilt es, formale sowie inhaltliche Anforderungen zu berücksichtigen. Wir haben eine kleine Checkliste für Deutschland und die Schweiz erstellt:

Formale Anforderungen Deutschland

• Aktueller/gültiger Gemeinnützigkeitsnachweis
• Faksimile-Unterschrift einer berechtigten Person (Vorstand, Geschäftsführung)
• Anmeldung des elektronischen Versands bei der Finanzbehörde: In der Regel wird die Erlaubnis von der Finanzbehörde erteilt. Diese ist aber an die Bedingung geknüpft, dass der Datenfluss in den Organisationen nachweisbar den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD) entspricht.
• Schreibgeschützte unveränderbare Datei (elektronisch gesicherte PDF ausreichend)

Inhaltliche Anforderungen Deutschland

• Ausweisung der Bestätigungsart:
  • Zuwendungsbestätigung über eine Einzelspende
  • Sammelbestätigung: Im Fall einer Sammelbestätigung muss der Gesamtzeitraum des Spendeneingangs (üblicherweise ein Kalenderjahr) angegeben werden, der Gesamtbetrag sowie die einzelnen Spenden, die als Summe den Gesamtbetrag ergeben.
• Personenstammdaten: Vollständiger Name und Anschrift
  • Im Fall einer Firmenspende: Firmenname und Anschrift; hierbei muss die Anschrift der Anschrift der Firma im Handelsregister entsprechen
• Steuerbegünstigter Zweck: Es muss angegeben werden, ob es sich um eine Spende oder um einen Mitgliedsbeitrag handelt.

Formale Anforderungen Schweiz

• Aktueller/gültiger Gemeinnützigkeitsnachweis (wird vom Kanton ausgestellt)
• Faksimile-Unterschrift einer berechtigten Person (Vorstand, Geschäftsführung)
• Schreibgeschützte unveränderbare Datei (elektronisch gesicherte PDF ausreichend)

Inhaltliche Anforderungen Schweiz

• Ausweisung der Bestätigungsart
  • Zuwendungsbestätigung über eine Einzelspende
  • Sammelbestätigung: Im Fall einer Sammelbestätigung muss der Gesamtzeitraum des Spendeneingangs (üblicherweise ein Kalenderjahr) angegeben werden, ebenso wie der Gesamtbetrag.
• Personenstammdaten: Vollständiger Name und Anschrift
  • Im Fall einer Firmenspende: Firmenname und Anschrift

Let’s get digital

Wir würden nichts empfehlen, dessen Erfolg wir nicht bereits selbst gemessen hätten. Die erste Version der digitalen Spendenbescheinigung haben wir mit Caritas Schweiz erfolgreich implementiert. Als Experten wissen wir genau, was Organisationen bei der Implementierung beachten müssen – so let’s get digital! Ob als einmalige E-Mail an eine sehr dedizierte Zielgruppe oder als kanalübergreifende Journey: getunik unterstützt bei der Erarbeitung eines runden Konzepts für den Versand der ersten sowie aller weiteren Spendenbescheinigungen. Dabei sorgen wir für ein reibungsloses technisches Setup: von der Erstellung des PDFs über die Generierung der Links und Landingpages bis hin zum Versand der E-Mail. Mit unserem speziell aufgebauten Setup können wir ein erfolgreiches Vorgehen sicherstellen. Los geht’s!